Faktury elektroniczne zyskują dużą popularność wśród przedsiębiorców i systematycznie zastępują dokumenty papierowe. Sprawdź, co musisz o nich wiedzieć.

E-faktura – pojęcie i elementy

Pojęcie faktury elektronicznej znane jest w polskim porządku prawnym od wielu lat. Mocą Rozporządzenia Ministra Finansów już z 2005 roku efaktura zrównana została bowiem z fakturą papierową. Przyjmuje się jednak, że dopiero obecnie obowiązujące przepisy, przyjęte w nowelizacji Ustawy o podatku od towarów i usług w 2014 roku, w sposób jasny i precyzyjny regulują bezpieczne stosowanie faktur elektronicznych. 

Zgodnie z art. 2 pkt 32 u.p.t.u. faktura elektroniczna to faktura wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Ponieważ, jak wprost wskazał ustawodawca, fakturą jest każdy dokument, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, który zawiera dane określone ustawą i innymi przepisami wydanymi na jej podstawie, efaktura musi zawierać te same elementy, co dokument papierowy. Wystawiając fakturę online wskazać należy zatem m.in. datę oraz numer, określić usługę lub towar, a także koszty, stawki i wysokość podatku. W sposób szczegółowy elementy te precyzuje art. 106 u.p.t.u.

Autentyczność, integralność i czytelność faktur elektronicznych

Do obowiązków podatnika należy określenie sposobu zapewnienia fakturze autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności. W przypadku faktury elektronicznej zachowane są one w szczególności wtedy, jeśli podmiot wystawiający wykorzystał kwalifikowany podpis elektroniczny lub elektroniczną wymianę danych tzw. EDI. Wdrożenie i zastosowanie tego systemu, dzięki proponowanej obecnie szerokiej ofercie operatorów EDI, ułatwia przedsiębiorcom wystawianie faktur i zastąpienie dokumentów papierowych ich elektroniczną wersją. Wskazać można tu choćby prowadzoną walidację, dzięki której faktury elektroniczne edison.pl, podlegają sprawdzeniu pod względem rachunkowym i biznesowym. 

Wykorzystanie EDI jest też bezpieczniejszą formą wysyłania efaktur niż poczta elektroniczna. Proces przesyłania danych odbywa się bowiem za pomocą szyfrowanych łączy. Możliwe jest ponadto zintegrowanie systemu z programami finansowymi, czy magazynowi wykorzystywanymi przez przedsiębiorcę oraz wystawianie faktur online za pośrednictwem specjalnych portali lub aplikacji. 

Faktura elektroniczna – rozliczanie i przechowywanie

Konsekwencją zrównania faktur elektronicznych z dokumentem papierowym jest możliwość wystawiania w tej formie nie tylko faktur VAT, ale też:

  • faktur korygujących,
  • not korygujących, 
  • duplikatów faktur. 

Wszystkie zasady rozliczania określone właściwymi przepisami pozostają bowiem w przypadku fakturowania elektronicznego takie same, jak przy tradycyjnej księgowości. 

Podobnie wygląda kwestia przechowywania wystawionych i otrzymanych faktur. Termin jest jednolity dla dokumentów papierowych oraz faktur elektronicznych. Zgodnie z Ustawą podatnicy zobowiązani są przechowywać dokumenty do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez okres 5 lat. Nie określono przy tym w sposób szczególny metody archiwizowania faktur online. Powinny być one jedynie podzielone na okresy rozliczeniowe i umożliwiać łatwe odszukanie oraz zweryfikowanie autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności podczas kontroli lub audytu.  

Zgoda na otrzymywanie faktury online

Znowelizowanie i uporządkowanie przepisów dotyczących faktur elektronicznych spowodowało, że coraz więcej firm rezygnuje z tradycyjnych metod prowadzenia działalności. Księgowość i faktury online mają bowiem nie tylko zalety ekologiczne, ale przynoszą szereg wymiernych korzyści dla firm. Bez wątpienia przyspieszają one też przepływ dokumentów.

Co jednak istotne, stosowanie efaktur musi być zaakceptowane przez odbiorcę. Obecnie obowiązujące przepisy nie określają jednak w jakiej formie wyrażona powinna być taka zgoda. Domniemywa się zatem, że odbiorca akceptuje otrzymywanie dokumentu w formie elektronicznej, jeżeli nie zgłosi wyraźnego sprzeciwu.