Kandydatów do zasiadania w komisji konkursowej zgłaszać mogą organizacje pozarządowe, w tym także stowarzyszenia twórcze. Nie mogą być to jednak osoby, które jednocześnie składają w swoim imieniu lub w imieniu organizacji oferty na konkurs.
Wskazani kandydaci muszą mieć udokumentowane kompetencje i doświadczenie w realizacji zadań, które będą oceniali w trakcie prac w komisji konkursowej. Każda z organizacji pozarządowych ma prawo zgłosić tylko jednego kandydata, co ma zapewne skutecznie uniemożliwić zdominowanie komisji konkursowej przez którąkolwiek z organizacji. Praca w komisji nie będzie wynagradzana.
Kandydata należy zgłaszać korzystając z wniosku znajdującego się na stronie internetowej Urzędu Miasta. Urząd Miasta jednocześnie zastrzega, że nie będzie rozpatrywał wniosków innych niż te, których wzór znajduje się na stronie internetowej urzędu.
W skład komisji konkursowej, oprócz osób wydelegowanych przez organizacje pozarządowe, wejdą osoby delegowane przez prezydenta. Należy też pamiętać, że komisja konkursowa ma jedynie moc głosu doradczego i jak co roku, ostateczną decyzję, biorąc zapewne pod uwagę opinię komisji konkursowej, podejmować będzie prezydent Bydgoszczy.