Zarządzanie czasem jest planowaniem i systematycznym wykonywaniem zadań, zmierzających do osiągnięcia wyznaczonych celów. Z racji tego, że czas jest zasobem ograniczonym, którego nie można kupić, ani cofnąć, odpowiednie planowanie czynności jest niezwykle cenną umiejętnością. Wyćwiczenie jej wymaga jednak wysiłku i regularnej praktyki. Marnotrawstwo czasu wynika w dużej mierze z niewiedzy i nieumiejętności organizacji czasu i ustawienia priorytetu zadaniom.
Zarządzanie czasem jest umiejętnością, którą należy doskonalić. Na początku każdy popełnia błędy, wynikające m.in.: z braku doświadczenia w planowaniu, niewiedzy i nieumiejętności organizacyjnych. Bardzo często osoby zapracowane sporządzają „to do” listę „na kolanie”, w biegu. Okazuje się, że pierwszym krokiem do rozpoczęcia właściwego zarządzania czasem jest posiadanie profesjonalnego planera. Przejrzysty ścienny planer, daje możliwość przygotowania dziennego lub tygodniowego harmonogramu. Poza tym, każdy powinien mieć osobisty terminarz z wyraźnie zaznaczonymi datami. Posiadanie specjalnego planera ułatwia rozdzielenie zadań. Innym błędem w zarządzaniu czasem jest wpisywanie na listę ogólników. Zwroty takie jak: „załatwić sprawę z księgowym” czy „zadzwonić do klienta” wcale nie pomagają w planowaniu dnia. Komunikaty powinny być jasne i szczegółowe. Zupełnie inaczej podchodzi się do zadania: „o 14:00 – spotkanie z księgowym (omówienie raportu rozliczeń)”. Powszechnym błędem jest również wpisywanie na listę liczby zadań niemożliwych do wykonania w jeden dzień lub tydzień. Nagromadzenie spraw potęguje frustrację i stres.
W zarządzaniu czasem bardzo istotne jest wyznaczenie hierarchii zadaniom. Początkujący często chcą wykonać wszystkie zadania z listy, finalnie nie osiągając zamierzonych rezultatów. Zasada Pareto – 80:20 mówi o tym, by robić 20% zadań, które przyniosą największą korzyść. Macierz Eisenhowera opiera się natomiast na ważności i pilności zadań. Połączenie tych dwóch kategorii daje 4 typy zadań do wykonania. Ważne i pilne czynności są najważniejsze, pominięcie ich będzie miało negatywne konsekwencje dla użytkownika. Drugą kategorią są czynności ważne i niepilne czyli takie, które prowadzą do osiągnięcia celu, ale nie są naglące (praca kreatywna, rozwój, odpoczynek). Trzecią kategorią są zadania nieważne i pilne czyli błahe, ale naglące np. niektóre spotkania, telefony. Tego rodzaju czynności należy zlecić lub delegować. Ostatnią grupą są zadania nieważne i niepilne – trzeba się ich pozbyć. Zalicza się do nich pożeraczy czasu (przebywanie w social mediach, nadmierne oglądanie telewizji).
Metoda ALPEN pochodzi od niemieckich słów: Aufgaben, Lange schatzen, Pufferzeiten einplanne, Entscheidungen treffen i Nachkontrolle. Jest to pięcioetapowy proces zarządzania czasem. Najpierw należy wyznaczyć zadania do wykonania, następnie określić potrzebny czas na wykonanie poszczególnych czynności. Trzecim etapem jest uwzględnienie wszystkich przerw i pauz na odpoczynek. Kolejnym elementem jest ustalenie priorytetów zadań i ostatecznie kontrola i analiza wykonanych zadań. Bardzo podobną metodą jest TRZOS – również pięcioetapowy proces zarządzania czasem. Pierwszym krokiem jest wyznaczenie zadań i terminów realizacji. Następnie wyznacza się ramy czasowe na wykonanie poszczególnych czynności. Trzecim krokiem jest zaplanowanie przerw, a czwartym – ustalenie priorytetów. Finalnie następuje skontrolowanie rezultatów.
